CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 86.- (CONCEPTO)
El Subsistema de Manejo de Bienes es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos que regulan el manejo de bienes de propiedad de la entidad y los que se encuentran bajo su cuidado o custodia.
Tiene por objetivo optimizar la disponibilidad, el uso y el control de los bienes y la minimización de los costos de sus operaciones.
ARTÍCULO 87.- (ALCANCE)
Las presentes Normas Básicas se aplicarán para el manejo de bienes de uso y consumo institucional, de propiedad de la entidad y los que estén a su cargo o custodia.
El manejo de bienes que sea resultado de servicios de consultorías, los softwares y otros similares deberá ser regulado en el Reglamento Específico de cada entidad.
ARTÍCULO 88.- (EXCEPCIONES)
Se encuentran fuera del alcance de las presentes Normas Básicas:
a) Los bienes de dominio público.
b) El material bélico de las Fuerzas Armadas.
c) Los bienes declarados patrimonio histórico y cultural.
El manejo de estos bienes estará sujeto a reglamentación especial, que podrá tomar como referencia el contenido de las presentes Normas en las partes afines a su operación y control.
ARTÍCULO 89.- (COMPONENTES)
Los componentes del Subsistema de Manejo, son los siguientes:
a) Administración de almacenes.
b) Administración de activos fijos muebles.
c) Administración de activos fijos inmuebles.
ARTICULO 90.- (RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES)
I. El responsable de la Unidad Administrativa es el responsable principal ante la Máxima Autoridad
Ejecutiva:
a) Por el manejo de bienes en lo referente a la organización, funcionamiento y control de las unidades operativas especializadas en la materia; por el cumplimiento de la normativa vigente, por el desarrollo y cumplimiento de reglamentos, procedimientos, instructivos y por la aplicación del régimen de penalizaciones por daño, pérdida o utilización indebida.
b) Por la adecuada conservación, mantenimiento y salvaguarda de los bienes que están a cargo de la entidad.
c) Porque la entidad cuente con la documentación legal de los bienes que son de su propiedad o estén a su cargo; así como de la custodia y registro de esta documentación en las instancias correspondientes.
En caso necesario solicitará a la Unidad Jurídica de la entidad el saneamiento de la documentación legal pertinente.
d) Por el envío de la información sobre los bienes de la entidad al Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE), de acuerdo a lo establecido en el D.S. 25152.
II. Los responsables de almacenes, activos fijos, mantenimiento y salvaguarda de bienes, deben responder ante el responsable de la Unidad Administrativa por el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y/o instructivos establecidos para el desarrollo de sus funciones, así como por el control, demanda de servicios de mantenimiento y salvaguarda de estos bienes.
III. Todos los servidores públicos son responsables por el debido uso, custodia, preservación y demanda de servicios de mantenimiento de los bienes que les fueren asignados, de acuerdo al régimen de responsabilidad por la función pública establecido en la Ley 1178 y sus reglamentos.
ARTICULO 91.- (INCLUSIÓN EN EL PROGRAMA DE OPERACIONES)
Las actividades y tareas inherentes al manejo de bienes deben estar incluidos en el Programa de Operaciones Anual (POA), para asegurar que su desarrollo se efectúe en función de los objetivos de gestión de la entidad.
ARTÍCULO 92.- (CONTROLES ADMINISTRATIVOS)
I. El control es el proceso que comprende funciones y actividades para evaluar el manejo de bienes, desde su ingreso a la entidad hasta su baja o devolución, utilizando los registros correspondientes como fuente de información. Para efectuar este control la Unidad Administrativa debe:
a) Realizar inventarios y recuentos periódicos, planificados o sorpresivos.
b) Verificar la correspondencia entre los registros y las existencias.
c) Verificar las labores de mantenimiento y salvaguarda.
d) Verificar la existencia de la documentación legal y registro de los bienes.
III. Para la elaboración de la información relacionada con el manejo de bienes, se utilizarán registros e informes.
a) Los registros permanentemente actualizados y debidamente documentados permitirán:
i) Verificar fácil y rápidamente la disponibilidad de los bienes.
ii) Evaluar el curso y costo históricos de los bienes.
iii) Conocer su identificación, clasificación, codificación y ubicación.
iv) Conocer las condiciones de conservación, deterioro, remodelaciones, etc., así como las de tecnología y obsolescencia en que se encuentran los bienes.
v) Verificar la documentación legal sobre la propiedad y registro de los bienes de la entidad, así como de los asignados, alquilados, prestados, etc., a cargo de la institución.
vi) Establecer responsabilidad sobre el empleo de los bienes y la administración de las existencias.
b) Los informes permitirán describir y evaluar la situación de los bienes en un momento dado.
ARTÍCULO 93.- (TOMA DE INVENTARIOS)
I. La toma de inventarios es el recuento físico de los bienes de uso y consumo institucional, que será realizado en las entidades para actualizar la existencia de los bienes por cualquiera de los métodos generalmente aceptados.
II. Las entidades públicas desarrollarán reglamentos, procedimientos y/o instructivos para el recuento físico de los bienes de consumo, activos fijos muebles y activos fijos inmuebles, en los que considerarán inventarios periódicos, planificados y sorpresivos con los objetivos de:
a) Establecer con exactitud la existencia de bienes en operación, tránsito, arrendamiento, depósito, mantenimiento, desuso, inservibles, sustraídos, siniestrados, en poder de terceros. Identificando además fallas, faltantes y sobrantes.
b) Proporcionar información sobre la condición y estado físico de los bienes.
c) Ser fuente principal para realizar correcciones y ajustes, establecer responsabilidades por mal uso, negligencia y descuido o sustracción.
d) Verificar las incorporaciones y retiros de bienes que por razones técnicas o de otra naturaleza no hubieran sido controlados.
e) Considerar decisiones que mejoren y modifiquen oportunamente deficiencias en el uso, mantenimiento y salvaguarda de los bienes.
f) Comprobar el grado de eficiencia del manejo de bienes de uso.
g) Generar información básica para la disposición de bienes.
h) Programar adquisiciones futuras.
ARTICULO 94.- (BIENES ADQUIRIDOS CON FINANCIAMIENTO EXTERNO)
Para el manejo de bienes adquiridos con financiamiento externo, se utilizarán los Reglamentos Específicos de las entidades y las presentes Normas Básicas, si el convenio de financiamiento no dispone lo contrario.
ARTICULO 95.- (BIENES DONADOS O TRANSFERIDOS)
I. Los bienes de uso o consumo que perciba una entidad por concepto de donación y/o transferencia, deberán ser recibidos por la Comisión de Recepción conformada de acuerdo al artículo 33 de las presentes Normas Básicas, la misma que debe levantar un acta detallando el tipo de bien, cantidad y especificaciones técnicas de los mismos.
II. El responsable de almacenes o el responsable de activos fijos debe adjuntar copia del convenio de donación o transferencia y acta de recepción, al documento de ingreso a almacenes o activos fijos, según corresponda, continuando con los procedimientos regulados en las presentes Normas Básicas.
CAPITULO SEGUNDO
ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES
ARTICULO 96.- (CONCEPTO)
La administración de almacenes, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, registro, almacenamiento, distribución, medidas de salvaguarda y control de los bienes de consumo en la entidad pública.
ARTICULO 97.- (OBJETIVO)
La administración de almacenes tiene por objetivo optimizar la disponibilidad de bienes de consumo, el control de sus operaciones y la minimización de los costos de almacenamiento.
ARTICULO 98.- (ALCANCE)
Las disposiciones contenidas en este capítulo se aplicarán a los almacenes de bienes de consumo adquiridos con recursos propios o financiamiento externo, donados o transferidos por otras instituciones.
ARTICULO 99.- (ORGANIZACIÓN)
I. Un almacén es un área operativa de la Unidad Administrativa, que debe tener un sólo responsable de su administración.
II. Cada entidad organizará el número necesario de almacenes, en función de las características técnicas y cualidades de los bienes.
La entidad creará subalmacenes cuando exista un proceso de desconcentración, separación física de sus unidades y alta rotación de bienes susceptibles de almacenamiento, si fuera necesario, debiendo contar con un responsable de su administración y funcionamiento, quién responderá ante el jefe del almacén.
III. Los almacenes y subalmacenes deberán estar especialmente diseñados y habilitados para facilitar el ingreso y recepción de bienes, procurar condiciones de seguridad, armonizar la asignación de espacios según las características de los bienes, simplificar sus operaciones, facilitar la manipulación y el transporte.
IV. En función del volumen, complejidad y características técnicas de los bienes que administra, un almacén deberá contar con personal operativo calificado.
V. En cada entidad la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos para la administración de almacenes.
ARTÍCULO 100.- (RECEPCIÓN)
I. La primera fase del ingreso de bienes a la entidad es la recepción. Toda recepción de bienes estará basada en documentos que autoricen su ingreso, emitidos por autoridad competente, o respaldados por la solicitud de su adquisición.
La recepción comprende las siguientes tareas:
a) El cotejamiento de la documentación pertinente con lo efectivamente solicitado por la entidad; y
b) La verificación de la cantidad y de los atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los bienes.
II. Algunos bienes podrán ser recepcionados en almacenes para ser sujetos a verificación, únicamente cuando:
a) Su inspección demande un tiempo prolongado.
b) Su verificación exija criterio técnico especializado.
c) Cuando las condiciones contractuales así lo determinen.
Acto que permitirá comprobar que lo recibido es lo efectivamente demandado en términos de cantidad y calidad.
III. La Unidad Administrativa debe establecer el tiempo que demandará la verificación, haciendo conocer este plazo al proveedor.
ARTICULO 101.- (RESPONSABLES DE LA RECEPCIÓN)
I. La recepción de bienes de consumo será realizada por:
a) El responsable de almacenes, cuando se trate de compras menores, salvo el caso en que la compra necesite la verificación técnica de un servidor público de la unidad solicitante o de algún profesional especializado.
b) La comisión de recepción de bienes, cuando se trate de compras por Invitación o Licitación Pública, nacional o internacional, conformada de acuerdo al artículo 33 de las presentes Normas Básicas.
II. Cuando el responsable de almacenes o la comisión de recepción expresen su conformidad con los bienes entregados por el proveedor, elaborarán el documento de recepción oficial de bienes.
III. Si los bienes de consumo deben ser recepcionados en lugar distinto al del almacén, estos podrán ser entregados en el lugar de destino a la unidad solicitante con la participación de la comisión de recepción o responsable de almacenes, debiendo cumplir con el procedimiento de recepción, ingreso y entrega de bienes.
ARTÍCULO 102.- (INGRESO)
I. Recepcionados los bienes, el responsable de almacenes realizará el registro de ingreso a almacenes, adjuntando la siguiente documentación:
a) Documento de recepción oficial del bien emitido por la entidad.
b) Documento de compra que podrá ser: orden de compra, nota de adjudicación, contrato; o documento de convenio de donación o transferencia.
c) Nota de remisión.
Asimismo, enviará copia del documento de recepción oficial de bienes al área contable de la entidad.
II. Todo ingreso de bienes al almacén debe estar debidamente registrado.
ARTÍCULO 103.- (IDENTIFICACIÓN)
La identificación consiste en la denominación básica asignada a cada bien y su descripción de acuerdo a sus características propias, físicas y/o químicas, de dimensión y funcionamiento y otras que permitan su discriminación respecto a otros similares o de otras marcas.
ARTÍCULO 104.- (CODIFICACIÓN)
I. La codificación de los bienes consiste en asignar un símbolo a cada rubro de bienes o materiales para permitir:
a) Su clasificación.
b) Su ubicación y verificación.
c) Su manipulación.
II. La codificación de los bienes de consumo existentes en almacenes se basará en normas nacionales vigentes y en su ausencia, en normas internacionales.
ARTÍCULO 105.- (CLASIFICACIÓN)
I. Para facilitar su identificación y su ubicación, los bienes se clasificarán en grupos de características afines. Estas características pueden ser: volumen, peso, aspecto, composición química, frecuencia de rotación, grado de peligrosidad, etc.
II. La clasificación servirá para organizar su almacenamiento, según compartan características iguales, similares o sean complementarios.
ARTÍCULO 106.- (CATALOGACIÓN)
La catalogación consiste en la elaboración de listas de bienes codificados y clasificados según un orden lógico. Las entidades públicas deberán mantener catálogos actualizados de sus bienes de consumo, que faciliten la consulta y control de los materiales y sus existencias.
ARTÍCULO 107.- (ALMACENAMIENTO)
El almacenamiento tiene por objetivo facilitar la conservación, manipulación, salvaguarda y entrega de los bienes que ingresan al almacén. Estas operaciones se realizarán tomando en cuenta lo siguiente:
a) Clasificación de bienes.
b) Asignación de espacios.
c) Disponibilidad de instalaciones y medios auxiliares.
d) Uso de medios de transporte: equipo motorizado, no motorizado.
e) Conservación.
f) Seguridad.
ARTÍCULO 108.- (ASIGNACIÓN DE ESPACIOS)
Con el propósito de facilitar la recepción y la entrega del bien se asignarán espacios a los bienes de acuerdo a uno o más de los siguientes criterios:
a) Según la clase del bien.
b) Según la velocidad de su rotación.
c) Según su peso y volumen.
Cualquiera sea el criterio adoptado, la asignación de espacios debe facilitar la recepción y la entrega del bien.
ARTICULO 109.- (SALIDA DE ALMACENES)
I. Es la distribución o entrega física de los bienes, que implica:
a) Atender las solicitudes de bienes.
b) Comprobar que la calidad, cantidad y características de los bienes a entregar correspondan a lo solicitado.
c) Utilizar técnicas estándar para empacar y rotular los bienes, en función de sus características y su destino.
d) Registrar la salida de bienes de almacén.
II La salida de un bien necesariamente debe estar respaldada por un documento con autorización escrita por autoridad competente o que la Unidad Administrativa establezca previamente como suficiente, el mismo que permita establecer la cantidad y condiciones del bien entregado, identificar a su receptor, constatar la conformidad de la entrega y conocer su destino.
ARTÍCULO 110.- (REGISTRO DE ALMACENES)
I. El registro tiene por objeto facilitar el control de las existencias y el movimiento de bienes en almacén, permitiendo tomar decisiones sobre adquisiciones, disposición de bienes, bajas y otros.
II. Los almacenes deberán contar con registros de entrada, de almacenamiento y de salida, de todos y cada uno de los bienes existentes en el almacén, utilizando los documentos necesarios, los mismos que deberán generar inventarios.
ARTÍCULO 111.- (GESTIÓN DE EXISTENCIAS)
La gestión de existencias tiene por objeto prever la continuidad del suministro de bienes a los usuarios de la entidad y evitar la interrupción de las tareas para las cuales son necesarios.
a) Cada entidad debe adoptar políticas y técnicas, para determinar la cantidad económica de existencias y de reposición.
b) Cada entidad utilizará la técnica de inventarios más apropiada al tipo de bien o grupo de ellos.
ARTICULO 112.- (MEDIDAS DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL)
El responsable de la Unidad Administrativa debe considerar las normas y reglamentos existentes y desarrollar los procedimientos y/o instructivos específicos de higiene y seguridad industrial para la prevención de probables accidentes originados por el grado de peligrosidad de los bienes y las condiciones de su almacenamiento. Para el efecto, se debe considerar los siguientes aspectos mínimos:
a) Facilidad para el movimiento de los bienes en el almacén.
b) Señalización para el tránsito y transporte.
c) Condiciones ambientales de ventilación, luz, humedad y temperatura.
d) d) Asignación de espacios protegidos para substancias peligrosas.
e) Utilización de ropa y equipo de seguridad industrial.
f) Adopción de programas de adiestramiento en seguridad industrial.
g) Determinación de medidas de emergencia en casos de accidentes.
h) Adopción de medidas contra incendios, inundaciones, etc.
i) Adopción de medidas de primeros auxilios.
ARTICULO 113.- (MEDIDAS DE SALVAGUARDA)
I. La salvaguarda comprende actividades de conservación y protección para evitar daños, mermas, pérdidas y deterioro de las existencias, así como para lograr la identificación fácil, segura y el manipuleo ágil de los bienes.
II. Las medidas de salvaguarda tienen los propósitos de:
a) Implantar procedimientos para la custodia, guarda de las existencias y uso de instalaciones auxiliares y medios físicos.
b) Implantar medidas de seguridad física y fortalecer las medidas de control, para que los bienes no sean ingresados, movidos internamente, ni retirados sin la autorización correspondiente.
c) Establecer criterios para la contratación de seguros que fortalezcan las medidas de seguridad física e industrial.
d) Definir criterios para establecer fianzas y pólizas de fidelidad para el responsable de almacenes.
e) Establecer y difundir procedimientos y/o instructivos específicos de seguridad industrial, en función de las normas establecidas.
Para contribuir a estos propósitos se deberá:
a) Solicitar la contratación de seguros contra robos, incendios, pérdidas, siniestros y otros.
b) Realizar la inspección periódica a instalaciones.
c) Realizar la toma de inventarios físicos periódicos.
ARTÍCULO 114.- (PROHIBICIONES)
El responsable de almacenes, está prohibido de:
a) Mantener bienes en almacenes sin haber regularizado su ingreso.
b) Entregar bienes sin documento de autorización emitido por la instancia competente.
c) Entregar bienes en calidad de préstamo.
d) Usar o consumir los bienes para beneficio particular o privado.
CAPITULO TERCERO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES
ARTÍCULO 115.- (CONCEPTO)
La administración de activos fijos muebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos relativos al ingreso, asignación, mantenimiento, salvaguarda, registro y control de bienes de uso de las entidades públicas.
ARTICULO 116.- (OBJETIVO)
Tiene por objetivo lograr la racionalidad en la distribución, uso y conservación de los activos fijos muebles de las entidades públicas.
ARTÍCULO 117.- (ALCANCE)
Las disposiciones contenidas en este capítulo se aplicarán a todos los activos fijos muebles de propiedad de la entidad y los que estén a su cargo o custodia.
ARTICULO 118.- (ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
I. Las entidades crearán una unidad especializada en la administración de activos fijos, si la magnitud de estos lo amerita. En caso de no existir una unidad especializada, se debe asignar la función a un servidor público determinado.
II. La organización de las actividades de activos fijos muebles estará basada en las características de las operaciones de distribución, salvaguarda, mantenimiento y control de los bienes de uso.
III. En caso necesario, se utilizarán depósitos y bodegas, bajo responsabilidad de la unidad o el servidor público responsable de activos fijos.
Las bodegas y depósitos deberán tener las condiciones indispensables que faciliten el movimiento de los bienes y garanticen su seguridad.
IV. En cada entidad, la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos relativos a la administración de activos fijos muebles.
ARTÍCULO 119.- (RECEPCIÓN)
I. La recepción de estos bienes para su incorporación al activo fijo de la entidad, será realizada por la unidad o responsable de activos fijos, aplicándose de manera similar las normas sobre recepción de bienes a almacenes regulado en los artículos 100 y 101 de las presentes Normas Básicas.
II. La recepción de bienes a cargo de la entidad o bajo su custodia, debe estar respaldada por los documentos de asignación, préstamo de uso, alquiler o arrendamiento, etc.
ARTICULO 120.- (ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
I. La asignación de activos fijos muebles es el acto administrativo mediante el cual se entrega a un servidor público un activo o conjunto de estos, generando la consiguiente responsabilidad sobre su debido uso, custodia y mantenimiento.
II. La entrega de activos fijos muebles a los servidores públicos sólo podrá ser realizada por la unidad o responsable de activos fijos, la misma que procederá cuando exista orden documentada y autorizada por instancia competente establecida en el Reglamento Específico.
ARTÍCULO 121.- (DOCUMENTO DE ENTREGA)
I. La constancia de entrega de un bien se realizará en forma escrita, en la que el servidor público receptor exprese su conformidad mediante firma.
II. La unidad o responsable de activos fijos, debe mantener registros actualizados de los documentos de entrega y devolución de activos.
ARTICULO 122.- (LIBERACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD)
Para ser liberado de la responsabilidad el servidor público deberá devolver a la unidad o responsable de activos fijos, el o los bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar la conformidad escrita de esta unidad o responsable. Mientras no lo haga estará sujeto al régimen de responsabilidad por la función pública establecida en la Ley 1178 y sus reglamentos.
ARTÍCULO 123.- (CODIFICACIÓN)
I. Para controlar la distribución de los bienes, la Unidad de Activos Fijos adoptará sistemas de identificación interna mediante códigos, claves o símbolos que:
a) Permitan la identificación, ubicación y el destino del bien.
b) Discriminen claramente un bien de otro.
c) Diferencien una unidad de las partes que la componen.
d) Sea compatible con el sistema contable vigente en la entidad.
e) Faciliten el recuento físico.
III. La codificación de activos fijos muebles debe basarse en normas nacionales y en ausencia de éstas en normas internacionales.
ARTICULO 124.- (INCORPORACIONES AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
La incorporación de bienes muebles al activo fijo de la entidad consiste en su registro físico y contable. Se producirá después de haber sido recepcionados por el responsable de activos fijos o por la comisión de recepción.
ARTICULO 125.- (REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
La unidad o responsable de activos fijos, debe crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los activos fijos muebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad. Este registro debe considerar como mínimo:
a) La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada.
b) La documentación que respalda su propiedad o tenencia.
c) La identificación del usuario y dependencia a los que está asignado.
d) El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones.
e) Reparaciones, mantenimientos, seguros, etc.
f) La disposición temporal.
g) La disposición definitiva y baja, de acuerdo al Subsistema de Disposición de Bienes.
ARTICULO 126.- (REGISTRO DEL DERECHO PROPIETARIO)
I. Los activos fijos muebles como los vehículos y otros motorizados deben registrar su derecho propietario a nombre de la entidad en las instancias correspondientes, labor que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada entidad en coordinación con el asesor legal.
II. La Unidad o responsable de activos fijos, deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación legal de los vehículos y motorizados de la entidad, informando al responsable de la Unidad Administrativa.
ARTICULO 127.- (MANTENIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
I. El mantenimiento, es la función especializada de conservación técnica que se efectúa a los activos para que permanezcan en condiciones de uso.
II. El responsable de la Unidad Administrativa debe establecer políticas y procedimientos de mantenimiento para promover el rendimiento efectivo de los bienes en servicio, evitando su deterioro incontrolado, averías u otros resultados indeseables que pongan en riesgo la conservación del bien.
ARTICULO 128.- (DEMANDA DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO)
Los servidores públicos que tienen asignado un bien serán responsables de demandar con la debida anticipación, servicios de mantenimiento preventivo para que estos sean previstos en el Programa de Operaciones Anual (POA) de cada entidad.
ARTICULO 129.- (SALVAGUARDA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
I. La salvaguarda es la protección de los bienes contra pérdidas, robos, daños y accidentes.
II. El responsable de la Unidad Administrativa desarrollará procedimientos y/o instructivos para salvaguardar los activos fijos muebles de la entidad, delegando a la unidad o responsable de activos fijos la implantación de las medidas de salvaguarda.
III. La unidad o responsable de activos fijos, en función del valor e importancia de los bienes de la entidad, tiene la obligación de:
a) Solicitar la contratación de seguros para prevenir riesgos de pérdida económica.
b) Fortalecer permanentemente los controles de seguridad física e industrial, para el uso, ingreso o salida de los bienes, dentro o fuera de la entidad, velando además porque éstos no sean movidos internamente, ni retirados sin la autorización y el control correspondiente.
c) Formular y aplicar los reglamentos e instructivos específicos de seguridad física e industrial.
IV. Las actividades y tareas de salvaguarda deben ser incorporadas por la Unidad Administrativa en el Programa de Operaciones Anual (POA) de cada entidad.
ARTICULO 130.- (PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
La unidad o responsable de activos fijos, está prohibido de:
a) Entregar o distribuir bienes sin documento de autorización emitido por autoridad competente.
b) Aceptar documentos con alteraciones, sin firma, incompletos o sin datos inherentes al bien solicitado.
c) Permitir el uso de bienes para fines distintos a los de la entidad.
ARTICULO 131.- (PROHIBICIÓN PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS SOBRE EL USO ACTIVOS FIJOS MUEBLES)
I. Los servidores públicos quedan prohibidos de:
a) Usar los bienes para beneficio particular o privado.
b) Permitir el uso para beneficio particular o privado.
c) Prestar o transferir el bien a otro empleado público.
d) Enajenar el bien por cuenta propia.
e) Dañar o alterar sus características físicas o técnicas.
f) Poner en riesgo el bien.
g) Ingresar bienes particulares sin autorización de la unidad o responsable de activos fijos.
h) Sacar bienes de la entidad sin autorización de la unidad o responsable de activos fijos.
II. La no observancia a estas prohibiciones generará responsabilidades establecidas en la Ley 1178 y sus reglamentos.
CAPITULO CUARTO
ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES
ARTÍCULO 132.- (CONCEPTO)
La administración de activos fijos inmuebles, es la función administrativa que comprende actividades y procedimientos inherentes al uso, conservación, salvaguarda, registro y control de edificaciones, instalaciones y terrenos.
ARTICULO 133.- (OBJETIVO)
La administración de activos fijos inmuebles tiene por objetivo lograr la racionalidad en el uso y conservación de las edificaciones, instalaciones y terrenos de las entidades públicas, preservando su integridad, seguridad y derecho propietario.
ARTÍCULO 134.- (ALCANCE)
Las disposiciones de este capítulo se aplicarán a todos los bienes inmuebles de propiedad de la entidad y los que están a su cargo o custodia.
ARTICULO 135.- (ORGANIZACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES)
I. El responsable de la Unidad Administrativa delegará la administración de bienes inmuebles a la Unidad de Activos Fijos. En caso de no existir ésta se asignará a un servidor público determinado.
La unidad o responsable de activos fijos, debe cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas para el efecto.
II. La organización de las actividades de activos fijos inmuebles estará basada en las características de las operaciones de mantenimiento, salvaguarda y control de estos bienes.
III. Las entidades públicas desarrollarán procedimientos y/o instructivos para la administración de activos fijos inmuebles.
ARTÍCULO 136.- (RECEPCIÓN DE INMUEBLES)
I. La recepción de inmuebles para su incorporación al activo fijo será realizada por la Comisión de Recepción conformada de acuerdo al artículo 33 de las presentes Normas Básicas.
II. Se realizará la recepción provisional, en forma obligatoria, en la misma que deberá verificarse e inventariar las instalaciones y ambientes que formen parte del inmueble, además de exigir toda la documentación técnica y legal del mismo.
Desde la recepción provisional hasta la recepción definitiva se evaluarán las condiciones técnicas del inmueble, debiendo además ejercitarse las garantías de evicción y vicios de acuerdo a Ley.
III. La recepción de un inmueble será definitiva cuando la comisión levante un acta en el que exprese su conformidad y sirva de recibo a quién entregó el bien.
ARTICULO 137.- (INCORPORACIÓN AL REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES)
La incorporación de bienes inmuebles al activo fijo de la entidad consiste en su registro físico y contable, acompañado de la documentación técnico legal de los mismos. Se producirá después de haber sido recepcionados en forma definitiva por la Comisión de Recepción.
ARTICULO 138.- (REGISTRO DEL DERECHO PROPIETARIO)
I. Todos los inmuebles que forman parte del patrimonio de la entidad deben estar registrados a su nombre en Derechos Reales y en el Catastro Municipal que corresponda; actividad que estará a cargo de la Unidad Administrativa de cada entidad en coordinación con el asesor legal.
II. Permanentemente la unidad o responsable de activos fijos de la entidad, deberá efectuar seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes inmuebles, informando al responsable de la Unidad Administrativa.
ARTICULO 139.- (REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES)
La unidad o responsable de activos fijos debe crear y mantener actualizado un registro de todos y cada uno de los bienes inmuebles de propiedad, a cargo o en custodia de la entidad.
El registro debe considerar, según corresponda:
a) Características del bien inmueble, consignando superficie, edificaciones, instalaciones, así como la historia de modificaciones, ampliaciones o reducciones que hubiera experimentado.
b) Documentación legal del derecho propietario.
c) Documentación técnica que acredite la situación del terreno, diseños, planos de construcción e instalaciones, planos de instalaciones sanitarias y eléctricas y otros que considere la entidad.
d) Valor del inmueble, depreciaciones y revalorizaciones.
e) Refacciones, mantenimientos, seguros, etc.
f) Disposición temporal.
g) Disposición definitiva y baja, de acuerdo al Subsistema de Disposición de Bienes.
ARTICULO 140. (ASIGNACIÓN DE INSTALACIONES Y AMBIENTES)
I. La asignación de instalaciones y ambientes a cada unidad de la entidad, así como su acondicionamiento para el cumplimiento de los objetivos de dichas unidades, es función de la Unidad Administrativa.
II. La asignación estará en función de las demandas y características de la actividad que realiza cada unidad y de la disponibilidad de la entidad, evitando la subutilización del espacio, el hacinamiento, los riesgos por deterioro y los riesgos de accidentes.
III. El Jefe de la Unidad a quien se le asignó el ambiente es el responsable principal por el debido uso de las instalaciones y la preservación de su funcionalidad.
ARTÍCULO 141.- (MANTENIMIENTO DE INMUEBLES)
El mantenimiento es la función de conservación técnica especializada que se efectúa a los bienes inmuebles para conservar su funcionalidad y preservar su valor.
a) La Unidad Administrativa de cada entidad establecerá medidas para evitar el deterioro de los inmuebles y alteraciones que puedan afectar su funcionalidad, realizando inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles.
b) El responsable de la Unidad Administrativa, en coordinación con los jefes de las unidades que tengan asignados edificaciones o instalaciones deben prever en el Programa de Operaciones Anual (POA) las actividades y tareas necesarias para llevar a cabo el mantenimiento destinado a conservar los bienes en condición de funcionalidad.
ARTÍCULO 142.- (SALVAGUARDA)
I. La salvaguarda es la protección de los bienes inmuebles contra daños, deterioro y riesgos por la pérdida del derecho propietario, tareas que deben ser previstas por la Unidad Administrativa, en el Programa de Operaciones Anual (POA) de cada entidad.
II. El responsable de la Unidad Administrativa tiene la obligación de implantar medidas de salvaguarda, debiendo:
a) Solicitar la contratación de seguros contra incendios, inundaciones, desastres naturales y los que la entidad considere pertinentes.
b) Establecer medidas de vigilancia y seguridad física.
c) Establecer medidas de seguridad industrial.
d) Mantener saneada y resguardada la documentación técnico legal de los bienes inmuebles de la entidad.
ARTICULO 143.- (INSPECCIONES Y CONTROL FÍSICO DE INMUEBLES)
I. Es obligación de la Unidad de Activos Fijos realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los inmuebles.
II. Estas inspecciones deben permitir controlar y precisar la situación real de los inmuebles en un momento dado, y prever las decisiones que se deben tomar en el corto, mediano y largo plazo.
ARTICULO 144.- (PROHIBICIONES SOBRE EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS INMUEBLES)
La unidad o responsable de activos fijos está prohibido de:
a) Entregar un inmueble a otra entidad sin un documento de arrendamiento u otra forma de disposición señalada en las presentes Normas Básicas.
b) Usar los inmuebles para beneficio particular o privado.
c) Permitir el uso del inmueble por terceros.
d) Mantener inmuebles sin darle un uso, por tiempo indefinido.
TITULO IV
SUBSISTEMA DE DISPOSICIÓN DE BIENES
CAPITULO PRIMERO
ASPECTOS GENERALES
ARTÍCULO 145.- (CONCEPTO)
El Subsistema de Disposición de Bienes, es el conjunto interrelacionado de principios, elementos jurídicos, técnicos y administrativos relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad, cuando estos no son ni serán utilizados por las entidades públicas.
ARTICULO 146.- (OBJETIVOS)
El Subsistema de Disposición de Bienes tiene los siguientes objetivos:
a) Recuperar total o parcialmente la inversión.
b) Evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda.
c) Evitar la acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido.
ARTICULO 147.- (RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIÓN DE BIENES)
I. La Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es responsable en el marco de lo establecido en la Ley N° 1178, sus reglamentos y las presentes Normas Básicas, por la disposición de bienes y sus resultados.
II. El responsable de la Unidad Administrativa y los servidores públicos involucrados o designados, son responsables por el cumplimiento de la normatividad que regula el proceso de disposición de bienes y sus resultados; por el desempeño de las obligaciones, deberes y funciones que les sean asignados, como por los informes que elaboren y actos en los que participen, conforme a la Ley N° 1178 y sus reglamentos.
III. El asesor legal de la entidad pública o asesores legales externos contratados que intervengan en el proceso de disposición de bienes serán responsables por el asesoramiento legal en la materia y por los resultados de sus actos, conforme a la Ley N° 1178 y sus reglamentos.
IV. Los consultores individuales o empresas privadas contratadas para realizar servicios de análisis de factibilidad y/o avalúos, serán responsables de acuerdo con lo dispuesto en la Ley N° 1178 y sus reglamentos.
ARTÍCULO 148.- (ALCANCE)
I. Las presentes Normas Básicas se aplicarán para la disposición de bienes de uso institucional de propiedad de las entidades públicas.
II. La disposición de bienes de uso institucional de propiedad de las entidades públicas que se transfieran al Tesoro General de la Nación y se encuentren bajo responsabilidad del Servicio Nacional de Patrimonio del Estado (SENAPE), deberá regirse por las presentes Normas Básicas.
ARTÍCULO 149.- (EXCEPCIONES)
Se encuentran fuera del alcance de las presentes Normas:
a) Los bienes de dominio público.
b) Los bienes de dominio público y patrimonio institucional regulados en el artículo 86 de la Ley N° 2028 de 28 de octubre de 1.999 de Municipalidades.
c) Los bienes destinados a la prestación de un servicio público.
d) El material bélico de las Fuerzas Armadas.
e) Los bienes declarados patrimonio histórico y cultural.
f) Los bienes adquiridos por el Estado para cumplir actividades específicas de inversión financiera y estratégica a cargo del Fondo de Desarrollo del Sistema Financiero y de Apoyo al Sector Productivo (FONDESIF), cuya disposición estará sujeta a reglamentación especial aprobada por el Órgano Rector, en función de los objetivos institucionales.
ARTICULO 150.- (INCLUSIÓN EN EL PROGRAMA DE OPERACIONES)
I. La disposición de bienes de uso institucional, así como las actividades y tareas inherentes a su cumplimiento, deben estar incluidas en el Programa de Operaciones Anual (POA) y en el presupuesto de la entidad.
II. La disposición de bienes que no esté incluida en el POA y deba ser ejecutada durante esa gestión, requerirá de una reprogramación del mismo.
ARTICULO 151.- (TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIÓN)
La disposición de bienes es de dos tipos: temporal y definitiva, contando cada una con diferentes modalidades.
Las modalidades de disposición son procesos de carácter técnico y legal que comprenden procedimientos con características propias, según la naturaleza de cada una de ellas.
a) Disposición Temporal
Cuando la entidad determine la existencia de bienes que no serán utilizados de manera inmediata o directa, podrá disponer del uso temporal de estos bienes por terceros, sean públicos o privados, sin afectar su derecho propietario y por tiempo definido.
Dentro de este tipo de disposición se tiene las siguientes modalidades:
i) Arrendamiento.
ii) Préstamo de Uso o Comodato.
b) Disposición Definitiva
Cuando la entidad determine la existencia de bienes que no son ni serán útiles y necesarios para sus fines, dispondrá de éstos afectando su derecho propietario.
Dentro de este tipo de disposición se tiene las siguientes modalidades:
i) Enajenación.
ii) Permuta
ARTICULO 152.- (FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA)
Son funciones del responsable de la Unidad Administrativa las siguientes:
a) Identificar los bienes a ser dispuestos, verificando la información sobre los mismos, contenida en los registros que lleva la entidad.
b) Realizar el análisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa, tomando en cuenta la situación legal y condición actual de los bienes.
c) Determinar la modalidad de disposición a utilizarse de todos y cada uno de los bienes.
d) Determinar el precio base de los bienes a disponer en función al artículo 156.
e) Elaborar el Informe y Recomendación.
ARTICULO 153.- (IDENTIFICACIÓN DE BIENES A SER DISPUESTOS)
I. Para la identificación de los bienes a ser dispuestos, anualmente el responsable de la Unidad Administrativa realizará una consulta interna a todos los Jefes de Unidad con el propósito de identificar los bienes que no son ni serán utilizados en la entidad.
Las entidades que prevean su reducción o división, deberán identificar los bienes a disponer.
Los bienes identificados para ser dispuestos, que sean producto de donaciones de otras entidades o instituciones, deberán utilizar las presentes Normas Básicas, si el Convenio no dispone lo contrario.
Los bienes identificados para disponer estarán bajo responsabilidad de la Unidad Administrativa.
I. Para la identificación de bienes a disponer se considerará la existencia de:
a) Bienes en desuso, que permitirá identificar aquellos bienes en funcionamiento, que ya no son usados por la entidad.
b) Bienes que no están siendo usados, por ser inservibles.
c) Partes, componentes y accesorios correspondientes a bienes que ya fueron dados de baja, que permitirá establecer si estos bienes son o no aprovechables para los fines de la entidad.
III. Para evitar fragmentar la atención y los esfuerzos orientados a la disposición de los bienes, se conformarán en lotes.
ARTICULO 154.- (FACTIBILIDAD LEGAL Y CONVENIENCIA ADMINISTRATIVA)
I. El análisis de factibilidad legal deberá contener como mínimo:
a) Identificación y ubicación del bien.
b) Condición actual.
c) Antecedentes de su adquisición.
d) Documentos que acrediten la propiedad del o los bienes sujetos a registro.
e) Gravámenes y obligaciones financieras pendientes.
II. El análisis de conveniencia administrativa procederá una vez realizado el análisis de factibilidad legal, el mismo que deberá considerar:
a) La no utilización del bien.
b) Las condiciones actuales de los mismos.
c) Las posibilidades de utilización del bien en un corto, mediano o largo plazo.
d) Vida útil, que identifica a los bienes que hayan cumplido el período de vida útil estimado y su sustitución sea recomendable.
ARTICULO 155.- (DETERMINACIÓN DE LA MODALIDAD DE DISPOSICIÓN)
Realizados los análisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa, el responsable de la Unidad Administrativa procederá a determinar la modalidad de disposición de los bienes, en función de las modalidades establecidas para el efecto.
ARTICULO 156.- (PRECIO BASE DE LOS BIENES A DISPONER)
La determinación del precio base de los bienes a disponer, estará en función de las características del bien, estado actual, ubicación, valor actualizado en libros, precios vigentes en el mercado, etc.
a) En la disposición temporal, para la modalidad de arrendamiento, se determinará el precio base de arrendamiento de los bienes.
b) En la disposición definitiva, se determinará el precio base para su enajenación o permuta, debiendo proceder al avalúo de los bienes.
ARTICULO 157.- (INFORME Y RECOMENDACIÓN DE DISPOSICIÓN)
El informe y recomendación de disposición será elaborado por el responsable de la Unidad Administrativa, conteniendo como mínimo, lo siguiente:
a) Relación y tipo de bienes.
b) Análisis de factibilidad legal y conveniencia administrativa.
c) Recomendación de la modalidad a utilizarse.
d) Precio base de los bienes a disponer.
e) Documentación de respaldo de los bienes a ser dispuestos.
ARTICULO 158.- (PARTICIPACIÓN DE SERVIDORES PÚBLICOS Y/O CONSULTORES)
I. Para el análisis de factibilidad legal, conveniencia administrativa y/o determinación del precio base de los bienes a disponer, el responsable de la Unidad Administrativa podrá requerir a la Máxima Autoridad Ejecutiva el concurso de los servidores públicos que considere necesarios.
II. Si la entidad no cuenta con personal capacitado para el análisis de factibilidad legal y/o avalúos, la Máxima Autoridad Ejecutiva podrá contratar de acuerdo a las modalidades previstas en el Subsistema de Contratación, los servicios de consultores individuales o empresas privadas.
ARTICULO 159.- (APROBACIÓN SOBRE LA DISPOSICIÓN DE BIENES)
I. La Máxima Autoridad Ejecutiva, previa revisión y análisis del informe y recomendación para la disposición de bienes, aprobará el mismo, instruyendo se incluya en el Programa de Operaciones Anual (POA) de la entidad, salvo la disposición bajo la modalidad de Préstamo de Uso o Comodato que será excepcional.
II. En caso de objeción al informe y recomendación, podrá contratar los servicios de un consultor externo que realice una revisión general del mismo y emita una opinión que le permita confirmar, modificar o rechazar el informe y recomendación del responsable de la Unidad Administrativa.
La divergencia puede darse sobre uno, varios o la totalidad de los bienes a ser dispuestos.
III. Si la Máxima Autoridad Ejecutiva aprueba la disposición de bienes bajo modalidades distintas a las recomendadas por el responsable de la Unidad Administrativa, deberá justificar su decisión.
ARTICULO 160.- (RESOLUCIÓN SOBRE DISPOSICIÓN DE BIENES)
I. Una vez aprobado el Programa de Operaciones Anual, la Máxima Autoridad Ejecutiva emitirá la Resolución sobre Disposición de Bienes, instruyendo se continúe con los procedimientos regulados en las presentes Normas Básicas.
II. La Resolución sobre Disposición de Bienes debe contener el máximo detalle sobre los antecedentes, los propósitos y las condiciones relativas al bien o bienes a ser dispuestos, debiendo adjuntarse a ésta los informes y toda la documentación relacionada al proceso.
ARTICULO 161.- (REGISTROS E INFORMES)
I. Para los bienes dispuestos en forma temporal, el responsable de la Unidad Administrativa instruirá la adición de la información y documentación necesaria en los registros de activos fijos de la entidad, que permitan efectuar el control y seguimiento sobre los mismos.
En los casos de disposición definitiva, los registros de bienes de la entidad deberán consignar la información y documentación que respalda la modalidad utilizada.
II. En un plazo no mayor a diez (10) días hábiles después de haber concluido el proceso de disposición definitiva de bienes, la entidad debe enviar:
a) Un ejemplar de toda la documentación al área contable de la entidad, para la baja correspondiente.
b) Nota al SENAPE, informando sobre la disposición de inmuebles, vehículos, maquinaria y equipo.
c) Informe a la Contraloría General de la República, sobre la disposición de bienes ejecutada.
ARTICULO 162.- (DISPOSICIÓN DE BIENES DE ENTIDADES EN DISOLUCIÓN)
Las entidades que prevean su disolución, deberán transferir sus activos al Tesoro General de la Nación, debiendo contar para el efecto con toda la documentación legal debidamente saneada.
CAPITULO SEGUNDO
DISPOSICIÓN TEMPORAL DE BIENES
SECCIÓN I
ARRENDAMIENTO
ARTÍCULO 163.- (CONCEPTO)
El arrendamiento o alquiler es la modalidad por la cual la entidad pública concede el uso y goce temporal de un bien o grupo de bienes a una persona natural o jurídica a cambio de una contraprestación económica, con la obligación de restituirlos en el mismo estado.
ARTÍCULO 164.- (ALCANCE)
El arrendamiento podrá aplicarse únicamente a los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad.
No deberán arrendarse inmuebles para ser utilizados como vivienda.
ARTICULO 165.- (CAUSALES)
Los bienes de uso institucional se arrendarán cuando se prevea que el bien no será utilizado por la entidad en un período de tiempo determinado.
ARTÍCULO 166.- (CONDICIONES DE ARRENDAMIENTO)
I. Antes de publicar la convocatoria, la entidad establecerá las condiciones de arrendamiento, en las que determinará como mínimo:
a) Partes y objeto.
b) Obligaciones de las partes.
c) Plazo.
d) Garantías.
e) Precio base, determinado de acuerdo al artículo 156.
f) Condiciones de pago.
g) Reajuste de alquileres.
h) Estado actual del bien.
i) Condiciones de conservación y salvaguarda.
j) Causales de resolución.
II. Publicada la convocatoria, una copia de las condiciones de arrendamiento será entregada a todos los interesados en arrendar el o los bienes.
ARTICULO 167.- (CONVOCATORIA)
I. La convocatoria debe contener como mínimo la siguiente información:
a) Descripción del bien a arrendar.
b) Dirección, fecha y horario donde puedan verse los bienes.
c) Dirección, fecha y horario donde se pueden recabar las condiciones de arrendamiento.
d) Monto y plazo de garantía de seriedad de propuesta, determinada por la entidad.
e) Fecha, hora y lugar de presentación de propuestas y apertura de las mismas.
II. Para el arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, la entidad publicará una convocatoria al menos por una vez, en la Gaceta Oficial de Convocatorias, con una anticipación de por lo menos diez (10) días hábiles antes de la fecha de cierre de presentación de propuestas y en un periódico de circulación nacional, una de ellas necesariamente en día domingo.
III. Cuando se trate de entidades públicas ubicadas en centros urbanos alejados, podrán utilizarse periódicos locales u otro tipo de medios de comunicación que permitan la difusión de la convocatoria.
ARTÍCULO 168.- (PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS)
Los interesados en arrendar bienes deberán presentar sus propuestas en sobre cerrado, hasta la fecha y hora indicadas en la convocatoria, conteniendo:
a) Personas naturales o jurídicas privadas:
i) Identificación del proponente.
ii) Fotocopia de carnet de identidad o fotocopia del registro de matrícula vigente otorgada por el SENAREC.
iii) Garantía de seriedad de propuesta.
iv) Identificación del bien o bienes que desea arrendar.
v) Propuesta económica.
b) Entidades públicas:
i) Identificación de la entidad.
ii) Certificación presupuestaria que comprenda la partida presupuestaria y existencia de fondos.
iii) Identificación del bien o bienes que desea arrendar.
iv) Propuesta económica.
ARTICULO 169. (APERTURA Y ADJUDICACIÓN DE PROPUESTAS)
I. El responsable de la Unidad Administrativa y el asesor legal de la entidad o uno contratado por ésta, realizarán la apertura de propuestas en acto público, en la fecha y hora señaladas en la convocatoria, con el número de ofertas que se presenten.
II. Al tratarse de un contrato de adhesión, el bien será dado en arrendamiento a la mejor propuesta económica, siempre que sea mayor o por lo menos igual al precio base fijado por la entidad.
Si se presenta coincidencia entre dos o más interesados cuya oferta sea igual o mayor al precio base, se procederá a la puja abierta, adjudicándose al mejor postor. Si uno de estos oferentes fuese una entidad pública, su propuesta será aceptada con prioridad a otros proponentes.
III. Si las propuestas presentadas no alcanzan al precio base, se revisará el mismo, procediendo a realizar una nueva convocatoria.
IV. En todos los casos se levantará un acta de la sesión, la misma que será suscrita por los interesados, proporcionándoles una copia al finalizar el acto público.
ARTICULO 170.- (SUSCRIPCIÓN DE CONTRATO Y ENTREGA DEL BIEN)
I. El arrendamiento se perfeccionará con la firma del contrato por la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad y el arrendatario.
II. El contrato de arrendamiento considerará las condiciones descritas en el parágrafo I del artículo 166 previa presentación de fotocopia legalizada del carnet de identidad o del registro de matrícula vigente otorgada por el SENAREC.
III. La entrega de los bienes se realizará mediante acta que certifique su descripción física, cantidad, estado y valor, la misma que será firmada por el responsable de la Unidad Administrativa de la entidad y el arrendatario.
ARTÍCULO 171.- (RECIBO DE ALQUILER)
Las entidades públicas que arrienden bienes deben extender recibos de alquiler o utilizar los formularios correspondientes del Servicio Nacional de Impuestos Internos establecidos para el efecto.
SECCIÓN II
PRÉSTAMO DE USO O COMODATO
ARTÍCULO 172.- (CONCEPTO)
El préstamo de uso o comodato es la modalidad mediante la cual una entidad pública concede el derecho de uso de un bien o grupo de bienes en forma gratuita a requerimiento de otra entidad pública, con la obligación de restituirlos en las mismas condiciones, cumplidos el término y plazo establecidos.
ARTÍCULO 173.- (ALCANCE)
El préstamo de uso podrá aplicarse únicamente a los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad.
ARTICULO 174.- (CAUSALES)
El préstamo de uso procederá excepcionalmente, cuando exista requerimiento justificado de otra entidad pública y se establezca que la entidad propietaria del bien:
a) No tenga necesidad de hacer uso del bien por un período determinado de tiempo.
b) Evite gastos innecesarios de almacenamiento, mantenimiento, custodia o salvaguarda;
ARTÍCULO 175.- (CONDICIONES)
El préstamo de uso tiene las siguientes condiciones:
a) El préstamo de uso se efectuará por tiempo definido, que no podrá ser mayor a un año.
b) La entidad pública prestataria o beneficiaria asumirá la responsabilidad por el buen uso, salvaguarda, mantenimiento, preservación y devolución del bien.
c) En caso de evidenciarse daño en el bien dado en préstamo, la entidad beneficiaria debe resarcir el mismo, devolviendo el bien en las mismas condiciones en que le fuera entregado.
d) La entidad pública que se beneficie de un bien bajo la modalidad de Préstamo de Uso, está prohibida de conceder a un tercero el uso de ese bien.
e) En todos los casos se deberá firmar un contrato de Préstamo de Uso.
ARTÍCULO 176.- (CONTRATO)
I. La entidad elaborará el contrato conforme a la naturaleza del o los bienes, debiendo básicamente insertar las siguientes cláusulas contractuales:
a) Partes y objeto.
b) Obligaciones de las partes.
c) Gastos.
d) Uso, mejoras, mantenimiento, deterioros y custodia.
e) Seguros y/o indemnización por daños y perjuicios en caso de robo, pérdida, etc.
f) Plazo de devolución del bien.
g) Causales de resolución del contrato.
II. El préstamo de uso se perfeccionará con la firma del contrato por las Máximas Autoridades Ejecutivas de ambas entidades públicas.
ARTICULO 177.- (ENTREGA DEL BIEN)
La entrega será realizada mediante acta que certifique la descripción física de los bienes, la cantidad y estado. Este documento será firmado por los responsables de las unidades administrativas de la entidad que los entrega y de la que los recibe.
CAPITULO HI
DISPOSICIÓN DEFINITIVA DE BIENES
SECCIÓN I
ENAJENACIÓN
ARTÍCULO 178.- (CONCEPTO)
La enajenación es la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien a otra persona natural o jurídica.
ARTÍCULO 179.- (ALCANCE)
Podrán enajenarse los bienes de uso institucional de propiedad de la entidad pública.
ARTICULO 180.- (CAUSAL)
La enajenación procederá cuando el bien es innecesario para el cumplimiento de las funciones de la entidad y no esté previsto su uso en el futuro.
ARTÍCULO 181.- (FORMAS DE ENAJENACIÓN)
La enajenación podrá ser:
a) A título gratuito, mediante:
i) Transferencia gratuita entre entidades públicas
ii) Donación
b) A título oneroso, mediante:
i) Transferencia onerosa entre entidades públicas
ii) Remate
SECCIÓN II
ENAJENACIÓN A TITULO GRATUITO
ARTÍCULO 182.- (CONCEPTO)
La enajenación a título gratuito es la cesión definitiva del derecho propietario de un bien, sin recibir una contraprestación económica a cambio del mismo.
La enajenación a título gratuito podrá darse mediante transferencia gratuita entre entidades públicas o donación.
ARTICULO 183.- (CAUSAL)
Cuando los bienes no sean utilizados por la entidad y su venta no es factible.
ARTICULO 184.- (TRANSFERENCIA GRATUITA ENTRE ENTIDADES PUBLICAS)
La transferencia a título gratuito podrá darse solamente entre entidades públicas, consistiendo en el traspaso del derecho propietario de bienes, de una entidad a otra.
ARTÍCULO 185.- (DONACIÓN)
La donación es la cesión sin cargo del derecho propietario de un bien de uso institucional, que podrá realizar una entidad pública a instituciones o asociaciones privadas sin fines de lucro que estén legalmente constituidas en el país, siempre que brinden servicios de bienestar social, salud y educación.
La donación de bienes inmuebles de entidades públicas solo podrá efectuarse mediante una Ley expresa aprobada para el efecto por el Poder Legislativo.
ARTÍCULO 186.- (CONTRATO)
I. La transferencia gratuita entre entidades públicas o donación se perfeccionará con la firma del contrato entre la Máxima Autoridad Ejecutiva y la entidad beneficiaria.
II. El contrato de donación establecerá una cláusula mediante la cual el bien será restituido al donante, si la entidad beneficiaria de la donación no la utiliza en los fines previstos, o cuando se disolviera.
ARTICULO 187.- (ENTREGA DEL BIEN)
La entrega será realizada mediante acta que certifique la relación física de los bienes y la cantidad. Este documento será firmado por el responsable de la Unidad Administrativa de la entidad que los entrega y el beneficiario.
SECCIÓN III
ENAJENACIÓN A TITULO ONEROSO
ARTÍCULO 188.- (CONCEPTO)
La enajenación a título oneroso es la transferencia definitiva del derecho propietario de un bien de uso institucional de propiedad de la entidad, recibiendo a cambio una contraprestación económica. Podrá darse mediante transferencia onerosa entre entidades públicas o remate.
ARTICULO 189.- (CAUSAL)
Cuando se determina que el bien es innecesario en la entidad y es posible recuperar total o parcialmente la inversión efectuada.
ARTICULO 190.- (TRANSFERENCIA ONEROSA ENTRE ENTIDADES PUBLICAS)
La transferencia onerosa procederá cuando el interesado en los bienes sea otra entidad del sector público.
ARTÍCULO 191.- (REMATE)
I. Remate es la venta de bienes a terceros en acto público, previa publicación de la convocatoria y a favor de la mejor oferta.
II. El remate se realizará a través de:
a) Puja Abierta
Es el acto mediante el cual el interesado ofrece, puja y se compromete públicamente a pagar el precio que ha ofrecido por el bien.
b) Concurso de propuestas
Es el acto mediante el cual el interesado presenta en sobre cerrado su propuesta para adjudicarse el bien.
ARTICULO 192.- (CONVOCATORIA)
I. Decidida la forma del remate, la entidad elaborará una convocatoria que debe contener la siguiente información:
a) Nombre de la entidad.
b) Forma del remate.
c) Descripción y precio base de los bienes a ser rematados.
d) Dirección y horario en el que se puede ver el o los bienes.
e) Monto del depósito de seriedad de propuesta.
f) Dirección y horario de consultas.
g) Fecha y hora límite de presentación de propuestas.
II. La entidad publicará la convocatoria en la Gaceta Oficial de Convocatorias con una anticipación no inferior a 10 (diez) días hábiles de la fecha fijada para el acto de remate y en un periódico de circulación nacional, una de ellas necesariamente en día domingo.
III. Cuando se trate de entidades públicas alejadas de centros urbanos, podrán utilizarse periódicos locales u otro tipo de medios de comunicación que permitan la difusión de la convocatoria.
ARTICULO 193.- (PRECIO BASE DEL BIEN A REMATAR)
I. El precio base del bien a rematar es el determinado por el responsable de la Unidad Administrativa de acuerdo al artículo 156, y aprobado por la Máxima Autoridad Ejecutiva en la Resolución de Disposición de Bienes.
II. Cuando el primer remate de un bien ha sido declarado desierto y se convoque por segunda vez, el nuevo precio base tendrá una rebaja de hasta el veinte por ciento (20%).
III. Si en el segundo remate no se presentan proponentes que oferten por lo menos el nuevo precio base, la Máxima Autoridad Ejecutiva decidirá:
a) Enajenar los bienes mediante transferencia gratuita entre entidades públicas, ó
b) Proceder al tercer remate mediante concurso de propuestas sin precio base y al mejor postor, siempre que sea económicamente conveniente para la entidad, guardando el siguiente orden de preferencia cuando exista coincidencia de ofertas:
i) Entidades y organismos del sector público.
ii) Asociaciones sin fines de lucro, que brinden servicios de bienestar social, salud y educación.
iii) Asociaciones o cooperativas de trabajadores legalmente constituidas.
iv) Personas naturales y jurídicas privadas.
ARTICULO 194.- (DEPOSITO DE SERIEDAD DE PROPUESTA)
I. Los interesados en participar en un remate, necesariamente efectuarán un depósito de seriedad de propuesta, hasta dos horas antes de la hora y fecha establecidas para el remate, el mismo que será fijado por la Máxima Autoridad Ejecutiva, pudiendo oscilar entre el cinco y diez por ciento (5 y 10%) del precio base.
Las entidades públicas estarán exentas del depósito de seriedad de propuesta
II. El depósito de seriedad de propuesta será devuelto a los proponentes no adjudicados, dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la adjudicación del bien.
III. Para el proponente adjudicado, el depósito de seriedad de propuesta se tomará como adelanto de pago.
ARTICULO 195.- (ADJUDICACIÓN DEL BIEN REMATADO)
Un participante se adjudicará un bien rematado cuando su propuesta haya sido la más alta o si fuera igual al precio base, cuando no existan más interesados.
Tendrá preferencia en la adjudicación la entidad pública dispuesta a pagar el precio base.
ARTÍCULO 196.- (ACTA DE REMATE)
I. Concluido el remate, el Notario de Fe Pública suscribirá el acta respectiva dando fe de los resultados, con la nómina de los participantes y adjudicatarios si corresponde.
II. En centros urbanos alejados donde no exista Notario de Fe Pública, actuará como éste el Subprefecto o un Corregidor de la Sección Municipal
ARTICULO 197.- (CERTIFICACIÓN DE LA ADJUDICACIÓN Y FORMA DE PAGO)
I. La entidad entregará al adjudicado, un certificado de su derecho de adjudicación instruyendo la cancelación total del bien en dos (2) días hábiles a partir de la entrega de este documento.
II. Si el adjudicatario no cumple con el pago en el plazo establecido, perderá el derecho de adjudicación, ejecutándose su depósito de seriedad de propuesta a favor de la entidad.
III. La entidad podrá invitar al segundo proponente que hubiera ofertado por lo menos el precio base determinado, a ratificar su oferta para proceder a su adjudicación.
Si existiese negativa del segundo proponente, se declarará desierto el remate, procediéndose con lo establecido en los parágrafos HI y HI del artículo 193 de las presentes Normas Básicas.
ARTÍCULO 198.- (CONTRATO DE TRANSFERENCIA)
I. Cancelado el monto total del bien se formalizará el contrato de transferencia, firmando el mismo la Máxima Autoridad Ejecutiva y el adjudicatario.
II. La entidad entregará a la firma del contrato la totalidad de la documentación de respaldo del bien.
III. La entidad únicamente ofrecerá garantías de evicción.
ARTICULO 199.- (ENTREGA DEL BIEN)
La entrega será realizada mediante acta que certifique la relación física de los bienes, la cantidad y valor. Este documento será firmado por el responsable de la Unidad Administrativa de la entidad que los entrega y el adjudicatario.
ARTICULO 200.- (DECLARACIÓN DE REMATE DESIERTO)
Un remate será declarado desierto cuando:
a) No hubiese por lo menos un interesado en el bien subastado.
b) Las ofertas no alcancen al menos el precio base, salvo en la venta sin precio base.
ARTÍCULO 201.- (NUEVO REMATE)
I. Declarado desierto el primer remate, la Máxima Autoridad Ejecutiva señalará nuevo día y hora para el segundo o tercer remate, si es el caso, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles respectivamente.
II. Las nuevas convocatorias se publicarán en la Gaceta Oficial de Convocatorias y en un periódico de circulación nacional por una sola vez, una de ellas necesariamente en día domingo, con cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha fijada para el remate.
SECCIÓN IV
PERMUTA
ARTÍCULO 202.- (CONCEPTO)
Permuta es una modalidad de disposición, mediante la cual dos entidades públicas se transfieren recíprocamente el derecho propietario de bienes de mutuo interés.
ARTÍCULO 203.- (ALCANCE)
La permuta podrá realizarse únicamente entre bienes de uso institucional de propiedad de las entidades.
ARTÍCULO 204.- (CONDICIONES)
En la permuta debe buscarse la proporcionalidad en el valor de los bienes a ser permutados. Si esta no fuese posible, podrá aceptarse la cancelación en efectivo de la diferencia del valor permutado.
Los gastos de la permuta estarán a cargo de los contratantes por partes iguales.
ARTÍCULO 205.- (PROCEDIMIENTO)
I. La entidad publicará una convocatoria en la Gaceta Oficial de Convocatorias o invitar directamente a entidades públicas a presentar manifestaciones de interés, detallando la relación de bienes a permutar que ofrece y demanda, e indicando el horario de consultas.
II. Una vez recibidas las manifestaciones de interés, la Máxima Autoridad Ejecutiva y el responsable de la Unidad Administrativa evaluarán las ofertas, decidiendo por la más conveniente.
ARTÍCULO 206.- (CONTRATO)
I. Las entidades que permuten bienes, firmarán un contrato en el cual se estipule básicamente:
a) Partes y objeto.
b) Obligaciones de las partes.
c) Especificaciones de los bienes a permutar.
d) Forma y condiciones de entrega.
e) Gastos.
II. El contrato será firmado por las Máximas Autoridades Ejecutivas de las entidades públicas que permutan los bienes.
ARTICULO 207. (ENTREGA DE BIENES)
Los bienes permutados se entregarán mediante acta que certifique la relación física, la cantidad, estado y valor, la misma que deberá ser firmada por los responsables de las unidades administrativas de cada entidad.
CAPITULO IV
BAJA DE BIENES
ARTÍCULO 208.- (CONCEPTO)
La baja de bienes no es una modalidad de disposición; consiste en la exclusión de un bien en forma física y de los registros contables de la entidad.
ARTICULO 209.- (CAUSALES)
a) Disposición definitiva de bienes.
b) Hurto, robo o pérdida fortuita.
c) Mermas.
d) Vencimientos, descomposiciones, alteraciones o deterioros.
e) Inutilización.
f) Obsolescencia.
g) Desmantelamiento total o parcial de edificaciones, excepto el terreno que no será dado de baja.
h) Siniestros.
ARTÍCULO 210.- (PROCEDIMIENTO)
I. Las entidades desarrollarán procedimientos e instructivos para la baja de bienes.
II. La baja por disposición definitiva de bienes procederá concluido el proceso de disposición, de acuerdo a lo establecido en el inciso a) del parágrafo HI del artículo 161 de las presentes Normas Básicas.
III. La baja por las causales descritas en los incisos b), c), g) y h) del artículo 209 procederá en base a los informes de los responsables del bien y las actas de verificación respectivas que se levantarán consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante.
IV. La baja por las causales descritas en los incisos e) y f) del artículo 209 deberá considerar la recuperación de las partes, accesorios y componentes que sean útiles para la entidad y/o que signifique un retorno económico.
V. Cuando se produzca la baja por las causales descritas en el inciso d) del artículo 209, de bienes de características especiales como los alimentos, medicamentos y/o reactivos de laboratorio, el responsable de la Unidad Administrativa deberá instruir y verificar la destrucción y/o incineración de los mismos.